Formulario con Google Drive

Como crear un formulario con Google Drive.

Una de las funcionalidades de Google Drive es la creación de formularios.

¿Qué son los formularios de Google Drive?

Los formularios de Google Drive son una interesante alternativa para diseñar preguntas en diferentes formatos (texto, lista, opciones...) que pueden compartirse mediante un enlace o embeberse en un sitio web. Son ideales para recoger opiniones de clientes, pedidos sencillos, solicitudes de contacto, inscripciones a un evento o encuestas de satisfacción.

En su origen, eran una forma de simplificar la introducción de datos en una hoja de cálculo: al crear una en Drive, podía añadir un formulario en el que cada campo correspondía a una columna de la hoja, y se facilitaba que una o varias personas cargaran información desde sus navegadores de forma simultánea. 

¿En qué puede ayudarme un formulario de este tipo?

• Controlar inscripciones a eventos, visitas guiadas, cursos...
• Analizar los resultados de encuestas de satisfacción que tus clientes rellenan en papel.
• Facilitar que los clientes te hagan pedidos a través de tu página de Facebook, blog...
• Introducir información sobre ventas o compras de forma ágil (fecha, producto, cantidad...) para luego poder operar con ello en una hoja de cálculo y controlar existencias de forma básica.
• Realizar baterías de preguntas a alumnos, usuarios de un servicio, compradores de un producto

Crear un formulario: Paso a Paso

1. Acceder Google Drive con una cuenta Google, y, en la parte superior izquierda pulsar el botón "Crear" y seleccionar "Formulario".
2. Darle un título (se usará como nombre de archivo y como título visible) y seleccionar el aspecto que queremos que tenga el formulario (fondo, tipo de letra, colores...). No hay mucha variedad y no pueden modificarse, aunque puede cambiarse por otro en cualquier momento. Aceptar.
3. Modificar si se quiere el título (no afecta al nombre de archivo) y rellenar el campo "subtituló". Estos dos campos deben usarse para dar información sobre la finalidad del formulario, y deben aprovecharse para especificar al máximo todo lo necesario, especialmente si las personas que van a rellenarlo son ajenas a la empresa (clientes, contactos, ...)
4. Empezar a añadir las preguntas. Hay que elegir qué tipo es más adecuado para cada una de ellas, e indicar un título (texto de la pregunta) y un texto de ayuda si se necesita explicar algo sobre ese campo. En los campos que admiten validación, puede añadirse haciendo clic en "ajustes avanzados" y seleccionando la validación que quiere aplicarse. En cada pregunta puede indicarse además si es obligatoria o no, de forma que no se permita enviar el formulario hasta que todas las preguntas obligatorias tengan una respuesta válida.
5. Además de las preguntas, pueden añadirse elementos de diseño al formulario:
   • Encabezado de sección: un nuevo título (con subtituló opcional) que nos ayuda a organizar las preguntas en bloques, especialmente recomendable en formularios largos.
   • Salto de página: Un formulario puede constar de varias páginas distintas, en lugar de tener todas las preguntas en la misma. Al ir contestando, aparecerán botones en la parte inferior para avanzar o retroceder entre las páginas del formulario. Además, es posible dirigir a los usuarios a una u otra página en función de lo que respondan a una pregunta, lo que puede usarse por ejemplo para crear formularios multi-idioma, preguntando en primer lugar en qué idioma desean responder y creando una página de preguntas para cada idioma.
   • Imagen: Pueden incluirse imágenes locales, den tus álbumes de Google+ o albergadas en una dirección web. .
   • Vídeo: Inserta enlaces a vídeos de youtube, que quedan incrustados en el formulario. Por ejemplo, si vas a usar el formulario para recoger pedidos, puedes incrustar un vídeo en el que muestres el producto que vendes, para atraer más la atención de los usuarios.
6. Puedes ir viendo cómo queda el formulario pulsando "ver el formulario publicado", situado en la barra superior.

Compartiendo el formulario

Una vez esté diseñado, el formulario queda automáticamente publicado en forma de página web, aunque no será visible hasta que lo compartas, ya sea usando un enlace o incrustándolo en un sitio web. Pulsando el botón "enviar formulario", verás las distintas opciones:

• Copiar el enlace para pegarlo donde quieras.
• Compartir directamente como una publicación en G+, Facebook o Twitter.
• Enviar por correo electrónico a una serie de destinatarios.
• Incrustar el formulario mediante un código HTML que puedes pegar en tu web, tu blog o tu página de Facebook.

Según la finalidad del formulario, será mejor elegir una u otra opción para compartirlo. No es lo mismo una encuesta de satisfacción que puedes enviar a tus clientes por e-mail que un formulario para realizar pedidos. Piensa a quién quieres dirigirte y cómo es la mejor manera de llegar a ellos.

modificar el destino de las respuestas desde el propio formulario, en el menú "Respuestas" de la barra de herramientas.